Primastuti Dewi.R

About Life, Religion, Art, Science, Social, Culture, and More

BAB 2, INFORMASI

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 2
INFORMASI

 

       Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam  

tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang 

sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga 

terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.  

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan 

akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam 

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya 

akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

       Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat 

bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut 

terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu 

banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) 

dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business 

system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang 

berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

 

DATA VERSUS INFORMASI

 

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi 


					(data is the description of things and events that we face).

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu 


					(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi


					(business data is an organization's description of things (resources) 

   and events (transactions) that it faces).

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan 

   kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat 

   tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata 

   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut 

   dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai 

   barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata 


					(fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda 

   dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

   Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari 

   bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat 

   memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu 

   model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan 

   informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

   a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk 

      memberikan besarnya komisi dan bonus.

   b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan 

      promosi dan periklanan.

   c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol 

      persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang 

      laku terjual.

 

KONSEP DASAR INFORMASI

 

Terdapat beberapa definisi, antara lain : 

a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti 

   bagi yang menerimanya.

b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat 

   ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

   Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, 

   akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi 

   akan dilakukan.

c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction  

   to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

 

PENGOLAHAN DATA

(DATA PROCESSING)

 

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan 

bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is 

the term used to describe changes performed on data to produce purposeful 

information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

1. Data input

   a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium 

      (contoh, punching number ke dalam kalkulator).

   b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting 

      atribut kelamin female ke huruf F).

   c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential 

      information for future).

2. Data transformation

   a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.

   b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah 

      jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam 

      kerja perminggu).

   c) Classifying data group-group tertentu :

      c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu 

           (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).  

      c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan 

           nomor induk karyawan secara ascending).

      c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu 

           (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret 

           kedalam group triwulanan).

      c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data 

           (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih 

           dari 15 juta pertahun).

3. Information output

   a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai 

      melalui monitor atau cetakan.

   b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang 

      membutuhkan. 

   c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran 

      komunikasi.

 

  +-----+

  :     :              __________________

  : M S :  Data Input  :                : Information Output

  : A T :=============>:      Data      :====================>

  : J E : (Transaction): Transformation :      (Report)

  : O P :              __________________

  : R S :              :                :

  :     :              :                :

  :_____:_____________________________________________________

  :     :              :                :

  : F   : * Record     : * Calculate    : * Display

  : U   :              :                :

  : N   : * Code       : * Summarize    : * Reproduce 

  : C   :              :                :

  : T   : * Store      : * Classify     : * Telecommunicate

  : I   :              :                :

  : O   : * Select     :                :

  : N   :              :                :

  :     :              :                : 

  +-----+              :                :

     Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

 

TEST KEBUTUHAN INFORMASI

 

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :

1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ? 


					(to whom (which decision maker) is the message intended ?)
				

2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ? 


					(for what specific decision is the message intended ?)
				

3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan 

   masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)
				

4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ? 


					(how often (when) is the decision made ?)
				

 

SIKLUS INFORMASI

 

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk 

dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan 

informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki 

urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi 

tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar 

dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, 

Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh 

kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang 

nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. 

Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
				

atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut :

 

                +-----------+ 

                :   Proses  :

        +------>:  (Model)  :-------+

        :       +-----------+       :

        :                           :

        :                           : 

  +------------+             +---------------+

  :   Input    :             :     Output    :

  :   (Data)   :             : (Information) :

  +------------+             +---------------+

        ^                           :

        :                           :

  +------------+             +---------------+ 

  :    Data    :             :    Penerima   :

  : (Kejadian) :             :     (User)    :

  +------------+             +---------------+

        ^                           :

        :                           : 

  +------------+             +-------------+

  :    Hasil   :             :  Keputusan  :

  :  tindakan  :             :  tindakan   :

  +------------+             +-------------+ 

        ^                           :

        :                           : 

        +---------------------------+ 

        Gambar 1.3 : Siklus informasi

 

KUALITAS INFORMASI

 

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau 

ditentuka 3 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)
				

   Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 

   Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya 

   berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin 

   produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih 

   relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan

   * How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy)
				

   Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau 

   menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan 

   dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau 

   kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. 

   Komponen akurat :

   b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
				

        Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki 

        kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan 

        sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan 

        keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga 

        akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau 

        memecahkan suatu masalah dengan baik.

   b.2) Correctness ; Are message items correct ?
				

   b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems 

        users ?
				

c. Tepat waktu (timeliness)
				

   Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). 

   Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau 

   digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal 

   atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan 

   mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, 

   mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. 

   * How quickly is input transformed to correct output ?
				

d. Ekonomis (Economy)
				

   * What level of resources is needed to move information through 

     the problem-solving cycle ?
				

e. Efisien (Efficiency)
				

   * What level of resources is required for each unit of information 

     output ?
				

f. Dapat dipercaya (Reliability)
				

 

NILAI INFORMASI

 

Ditentukan dari :

a.  Manfaat (use)
				

b.  Biaya (cost)
				

 

+-----------------------------------------------------------------------+

: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif      :

: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :

: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang,    :

: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.                           :

: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau      :

: cost benefit.                                                         :

+-----------------------------------------------------------------------+

 

INFORMASI DAN

TINGKAT MANAJEMEN

 

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar 

penggunanya, yaitu  :

a. Informasi Strategis

   Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi 

   eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan 

   dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

   Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi 

   trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana 

   penjualan.

c. Informasi Teknis

   Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian 

   stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

 

+-------------------------------------------------------------------------+

: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna    :

: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan : 

: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :  

: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang   :

: diambilnya.                                                             :

+-------------------------------------------------------------------------+

 

SISTEM INFORMASI

 

Dapat didefinisikan sebagai 

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-

   komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan 

   informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan 

   memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk 

   mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan 

   pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan 

   kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

   tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

 

MANFAAT SISTEM INFORMASI

 

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-

   transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah 

   satu produk atau pelayanan mereka. 

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan 

   membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan 

   pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang 

   tersedia.

 

PEMAKAI SISTEM INFORMASI

 

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam 

suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai 

informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung 

atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian 

perusahaan.

 

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

 

a. Hardware

   Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.

b. Software

   Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan 

   tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 

   Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), 

   Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa 

   (3 GL dan 4 GL).

c. Data

   Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut 

   untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur

   Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) 

   dan teknis.

e. Manusia

   Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem 

   informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang 

   jelas.

 

KEGIATAN SISTEM INFORMASI

 

a. Input

   Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b. Proses

   Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu 

   informasi yang bernilai tambah.

c. Output

   Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.

d. Penyimpanan

   Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Control

   Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan 

   sesuai dengan yang diharapkan.

 

Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan 

pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan 

orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer, 

program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.

Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri, 

ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya 

memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem 

informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan 

manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen). 

 

+--------------------------------------------------------------------------+

: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen   :

: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi  : 

: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung: 

: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer      : 

: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi : 

: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan.                             :

+--------------------------------------------------------------------------+

 

SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

a.  Akuntansi (Accounting Information Systems)
				

b.  Pemasaran (Marketing Information Systems)
				

c.  Penyediaan (Inventory Information Systems)
				

d.  Personalia (Personnel Information Systems)
				

e.  Distribusi (Distribution Information Systems)
				

f.  Pembelian (Purchasing Information Systems)
				

g.  Kekayaan (Treasury Information Systems)
				

h.  Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)
				

i.  Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems)
				

j.  Teknik (Engineering Information Systems)
				

 

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI

 

a. Blok  Masukan (Input Block)
				

   Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan 

   dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)
				

   Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang 

   berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

c. Blok Keluaran (Output Block)
				

   Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas. 

d. Blok Teknologi (Technology Block)
				

   Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, 

   menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari 

   sistem secara keseluruhan.

e. Blok Basis Data (Database Block)
				

   Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan 

   di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f. Blok Kendali (Controls Block)
				

   Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani 

   kesalahan/kegagalan sistem.

 

SISTEM INFORMASI BISNIS

 

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan 

SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi 

penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa 

SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada 

dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan 

ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :

a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan 

   pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan, 

   serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian 

   organisasi. 

b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk 

   manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat 

   bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil 

   penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi-

   informasi lainnya.

c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang 

   dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan, 

   sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang 

   dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai, 

   bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.

Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan 

bagian dari SIM

 

 

Daftar Pustaka

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 

   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

 

 

 

 

ORGANISASI SISTEM INFORMASI

 

Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. 

Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem 

informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya 

dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala 

eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, 

pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). 

Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan 

departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas 

pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak 

sebagai berikut :

 

               +-----------+

               :  Direktur :

               :   Utama   :

               +-----------+

                     |

       +-------------+-------------+

       |             |             |

 +-----------+  +----------+  +----------+

 :  Direktur :  : Direktur :  :Controller:

 : Pemasaran :  : Produksi :  :          :

 +-----------+  +----------+  +----------+

                                   | 

       +-------------+-------------+--------------+------------+

       |             |             |              |            | 

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 : Internal  :  : Akuntansi:  : Akuntansi:  :   PDE    :  : Anggaran :

 :   Audit   :  : Keuangan :  :   Biaya  :  :          :  :          :

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 

       Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE

 

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :

1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya 

   departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan 

   merupakan departemen yang terpisah.

2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat 

   dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap 

   pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer 

   fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.

3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti 

   misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan 

   tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka 

   diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian 

adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul 

memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak 

menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah 

mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain 

yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya 

juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE 

diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah 

tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem 

informasi.

 

                             +-----------+

                             :  Direktur :

                             :   Utama   :

                             +-----------+

                                   |

       +-------------+-------------+--------------+-------------+

       |             |             |              |             |

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 :  Direktur :  : Direktur :  : Direktur :  :Controller:  : Direktur :

 : Pemasaran :  : Produksi :  :Personalia:  :          :  :    PDE   :

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 

           Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller

 

Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE 

berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE 

sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi 

juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang 

SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE 

dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, 

karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, 

sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas 

terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem 

informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua 

aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan 

dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis 

dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi 

yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil-

personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-

peralatan komputer saja.

 

                             +-----------+

                             :  Manajer  :

                             :    PDE    :

                             +-----------+

                                   |

                     +-------------+-------------+

                     |             |             |      

               +-----------+  +----------+  +----------+

               :   Analis  :  :Pemrogram :  : Operator :

               :   Sistem  :  :          :  :          :

               +-----------+  +----------+  +----------+

 

            Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil

 

Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem, 

programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, 

analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-

program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE 

uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan 

personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-

masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi 

menjadi beberapa fungsi yang penting.   

 

 

                          +-----------+

                          :  Direktur :

                          :   Utama   :

                          +-----------+

                                |

       +----------+-------------+----------+-----------------------+

       |          |             |          |                       |

 +---------+ +---------+ +----------+ +---------+             +----------+

 : Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer :             :  Manajer :

 :  Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi :             :Komunikasi: 

 :  Sistem : :         : :   tor    : :         :             :          : 

 +---------+ +---------+ +----------+ +---------+             +----------+ 

       |          |                        |                       |

       |          |           +------------+------------+          |

       |          |           |            |            |          |

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+ +----------+

 : Kepala  : : Kepala  : :  Kepala  :  : Kepala  : : Kepala  : :Komunikasi:

 : Pengope : :Pemogram : : Pengawas :  : Pemasuk : :Librarian: :  Data    :

 : rasi AS : :         : :   Data   :  :  Data   : :         : :          :

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+ +----------+

       |          |           |            |            |  

       |          |           |            |            |

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+

 : Analis  : :Pemogram : : Pengawas :  : Pemasuk : :Librarian:

 : Sistem  : : Senior  : :   Data   :  :  Data   : :         :

 : Senior  : :         : :          :  :         : :         :

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+

       |          |

       |          |

 +---------+ +---------+ 

 : Analis  : :Pemogram : 

 : Sistem  : : Yunior  : 

 : Yunior  : :         : 

 +---------+ +---------+ 

 

           Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar

 

 

Daftar Pustaka

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 

   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: