Primastuti Dewi.R

About Life, Religion, Art, Science, Social, Culture, and More

BAB 6, INITIAL INVESTIGATION

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 6
PENGAMATAN AWAL
(INITIAL INVESTIGATION)

 

6.1 Konsep sistem investigasi

(System Investigation Concepts)

 

 

                                                      /~~~~~~~~~~~~~\ 

                                                      : Discontinue : 

  +---------+                                          \     SDLC    /  

  : Systems :                                          ~~~~~~/\~~~~~

  :  Goals  : -----+                                         : 

  +---------+      }                                         :

                   }   +----------+   +-------------+   +----------+

     Expectation   }==>: Detected :==>:   Initial   :==>:   Valid  :

     gap (problem) }   : Problem  :   :Investigation:   :  Problem :

                   }   +----------+   +-------------+   +----------+

  +---------+      }                                         : 

  : Current : -----+                                         :

  : System  :                                                \/ 

  : Status  :                                         +--------------+ 

  +---------+                                         : Requirements :

                                                      :   Analysis   :

                                                      +--------------+

 

Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem 

dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem 

gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem, 

maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum 

melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang 

analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, 

meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih 

menggambarkan garis besarnya saja.

Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau 

tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :

a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.

b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau 

   keduanya.

c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.

d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is 

   dated).

e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya 

   sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary 

   and will decrease given patience).

 

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
				

a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi 

   secara rinci.

b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.

c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap) 

   antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.

d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.

Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk 

biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan 

atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara 

seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.

 

6.2 Kendala dalam sistem investigasi

 

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang 

akan terjadi , diantaranya masalah :

a. Waktu (time)

   Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan 

   sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah 

   biaya yang dibutuhkan.

b. Biaya (cost)

   Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk 

   kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.

c. Ilmu pengetahuan (knowledge)

   Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum 

   memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan 

   berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap. 

d. Politik (politics)

   Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang 

   tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.

e. Campur tangan (interference)

   Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur 

   dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan 

   kekacauan.

 

6.3 Rekomendasi

 

Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah 

sebagai berikut :

a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah. 

   Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, 

   masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-

   masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.

b. Melakukan pemeliharaan sistem  untuk masalah-masalah yang kecil. 

   Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan 

   membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk 

   ditangani dan selalu terkontrol secara baik.

c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau 

   menggunakan sistem informasi.

d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu 

   pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.

e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem 

   yang segera dilakukan.

 

6.4 Taktik investigasi

 

a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).

   Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. 

   Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup 

   bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan 

   jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the 

   problem).

   Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, 

   sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari

   solusi-solusi yang sebagian-sebagian.

c. Membandingkan cerita (compare stories).

   Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,

   sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan 

   pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak 

   mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio). 

   Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya 

   dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan. 

d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).

   Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. 

   Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga 

   tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical 

   inconsistencies).

   Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut 

   hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang 

   berhubungan dengan masalah ini :

   * Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).

   * Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).

   Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak 

   hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan 

   external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun

   (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah 

   permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya. 

g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, 

   boring work).

   Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan 

   sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

h. Hindari masalah politk (avoid politics).

   Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, 

   not judgement).

 

6.5 Teknik investigasi

 

Teknik investigasi meliputi kegiatan :

a. Secara langsung (direct (internal) probes) 

   Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan 

   pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa 

   melalui pihak-pihak tertentu (interpreter).  Internal probes merupakan 

   sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal 

   probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari 

   fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk 

   melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :

   * Kuesioner (questionnaires).

     Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala 

     waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko 

     isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan 

     berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview). 

     Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan 

     perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.  

   * Tanya jawab (interview).

     Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang 

     dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan 

     untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel 

     sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan 

     keahlian khusus. 

   * Pengamatan (observation).

     Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). 

     Duduk bersama dengan pemakai sistem  dengan melakukan pengamatan dengan 

     pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? 

     atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin 

     akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius. 

 

b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes) 

   Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari 

   operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu 

   yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi 

   pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

   * Aliran prosedur (procedure flow).

     Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru 

     mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. 

     Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat 

     dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk 

     menelusuri jalannya informasi  sebagai penjelasan prosedure operasinya. 

     Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan 

     timbul dalam operasional yang sebenarnya.

   * Mempelajari dokumen (document review).

     Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting 

     (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, 

     kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang 

     digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail 

     transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. 

     Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah. 

   * Sampel (sampling).

     Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah 

     memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan 

     uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran. 

     Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan 

     informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat 

     daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, 

     memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap 

     halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan 

     menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi 

     pembayaran yang terjadi. 

   * Tabular (Tabular tools)

     Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan 

     perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :   

 

=========================================================================

                                   Output    Reports        

                =========================================================

Record fields          Order     Back     Customer  Shipping   Salesperson

                      detail    Order    Service      Status     Summary

                ---------------------------------------------------------

Customer number            v    v    v      v    

Order date            v                

Inventory item number    v    v            

Quantity ordered    v    v    v      v         v

Warehouse location                    

Shipping code            v              v    

Substitute code            v    v            

Backorder code            v        v        

=========================================================================

 

6.6 Deskripsi sistem saat ini

 

Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila 

perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem. 

Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update) 

dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen 

selama investigasi masalah sistem. 

Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :

a. Masukan (inputs)

b. Keluaran (outputs)

c. File (files)

d. Elemen data (data elements)

e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document 

   volume)

f. Diagram aliran data (data flow diagrams)

 

 

Pertanyaan

 

 

1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?

2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem 

   informasi ? 

3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !

4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala 

   tersebut !

5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?

6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ?

7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?

8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?

9. Jelaskan tentang procedure flow operates !

10.Mengapa sampling begitu penting !

11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan !

12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.


			

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: