Primastuti Dewi.R

About Life, Religion, Art, Science, Social, Culture, and More

BAB 9, SELECTING THE PROPER SYSTEM

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 9
PEMILIHAN SISTEM
(SELECTING THE PROPER SYSTEM)

 

Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk 

dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik. 

Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan 

kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat 

dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat 

sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem 

saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem 

pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi 

sistem sekarang secara maksimal.

 

Taktik membandingkan (comparison tactics)

 

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya 

adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi 

sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan 

(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan 

mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur 

karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja). 

Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user 

resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan 

untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.

 

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).

1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai 

   keuntungan sama.

2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan 

   yang lebih banyak dibanding B.

3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang 

   lebih banyak.

 

Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah, 

tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang 

baik ? 

Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan 

memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama, 

penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank 

sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning 

untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot 

lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan 

(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan 

penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya. 

Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits 

mempunyai dua masalah, yaitu : 

a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits). 

   Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?. 

   Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's 

   loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba 

   memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas 

   (use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan 

   masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang 

   mendatang (estimating future revenues).

b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam 

   bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah 

   terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat 

   menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya 

   atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit, 

   merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).

 

Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate)  menjadi keuntungan yang 

dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu :

a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi 

   tradisional.

b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari 

   area lain dalam perusahaan.

c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan 

   pengembangan sistem informasi baru.

 

Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi  berdasar 

keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah 

manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui 

otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah 

diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit 

menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic 

benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan 

menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :

Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are 

nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits. 

 

Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus 

berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi 

   (superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable 

   influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan 

   pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah 

   lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.

b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply) 

   lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi 

   market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan 

   (forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat. 

   Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.

 

Biaya sistem informasi

 

Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan 

dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam 

nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.

 

    Additional system costs    $ 49,357

    Additional system benefits    $(16,423)
				

    Net additional system costs    $ 32,934

 

Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories, 

nature, dan when they occur.

 

Kategori biaya

 

Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :

a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral 

   equipment.

b. Software : systems, utility, dan application software.

c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel, 

   dan sebagainya.

d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.

e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors, 

   front-end processors, dan sebagainya.

f. Physical site : air conditioning, humidity control, security, 

   dan sebagainya.

 


				

Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs

 

 

Nature of costs

 

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis 

memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, 

ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :

a. Linear.

b. Exponential.

c. Step function.

 


				


				

 

 

Ketika biaya terjadi (When costs occur)

 

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. 

On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan 

sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan 

operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time 

(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan 

materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time 

development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring 

operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :

 

a. One-time (development) costs.

   1. Hardware purchase.

   2. Software purchase.

   3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.

   4. Preparation of computer site.

   5. Initial training and orientation of users.

   6. Docummentation for new system.

   7. Changeover from old to new system.

   8. Conversion from old to new file format.

 

b. Recurring (operational) costs.

   1. Hardware and software lease.

   2. Hardware and software maintenance contracts.

   3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer 

      operations, data entry operators, and end-user costs.

   4. Computer supplies.

   5. Telecommunication costs.

   6. Computer site rental or lease.

   7. Ongoing training.

 

Metode untuk komparasi sistem

 

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih 

sistem informasi, yaitu : 

a. Break-even analysis (BEP)

b. Payback period

c. Discounted payback period

d. Internal rate of return (IRR).

 

Faktor kualitatif

 

Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual 

sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. 

Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi 

daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan 

atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak 

menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.

Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem 

informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan 

daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer 

tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual 

kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem 

informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru. 

Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan 

kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa. 

Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management 

mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi 

baru.

Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, 

tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor 

kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi 

kompetetif menjadi relevan.

 

Faktor sistem informasi

 

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :

a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).

b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.

c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.

d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).

e. Meningkatkan keamanan sistem.

f. Memperbanyak update sumber record aktif.

g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.

   Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang. 

 

Faktor strategi perusahaan

 

Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan. 

Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk 

diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba, 

tetapi terjadi  beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.

Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka 

untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan. 

 

Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
				

1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).

   Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan 

   produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen 

   akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan 

   penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara 

   kuantitatif.

2. Meningkatkan penjualan (increased sales).

   Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas 

   rekord. Manajemen mengharap penjualan staff  setia terhadap waktu usaha 

   pemasaran  dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan 

   meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).

   Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan 

   konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci 

   (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia 

   (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit 

   untuk diprediksi.

4. Information product marketing.

   Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.  

   Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk 

   selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan 

   tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa 

   penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

 

STUDI SISTEM

 

Problem statement
				

1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry 

   backlogs).

2. How problem was detected (for example, customer complaints or 

   performance measurement system).

3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays 

   processing of customer orders or reduces cash flow).

4. Departments and functions involved (for example, marketing department 

   and order processing section of production department).

 

Existing system documentation
				

1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic 

   tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step 

   narrative description).

2. Processing volumes by type of document.

3. Processing times by type of document.

4. Bottlenecks (distribution of backlogs).

5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring 

   that clerks process all commercial orders before residential orders).

6. Processing constraints.

   o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data 

     entry operators).

   o Hardware.

   o Software.

   o Development funds.

7. Organization of involved departments and function (for example, 

   an organizational chart).

 

Problem correction alternatives
				

1. Procedure for generating information systems alternatives.

2. Cost determination for different alternatives.

3. Feasibility analysis.

   o Break-even years.

   o Payback years or discounted payback years.

   o Internal rate of return.

4. Qualitative factors.

5. Alternative recommended and why.

6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).

 

Recommended solution
				

1. Overall system description for recommended alternative.

2. New system functions and relationships (for example, logical data 

   flow diagram).

3. Expected new system results.

   o Costs.

   o Benefits.

4. Proposed development schedule.

5. Development resource needs.

 

Docummentation
				

1. Physical and logical data flow diagrams.

2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).

3. Organizational charts.

4. Feasibility analysis details.

5. Development project schedule chart.

6. Development project proposed cost schedule.

 

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
				

1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu 

   yang diberikan.

2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih 

   baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik 

   daripada tidak diminta.

3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan 

   visual.

4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation 

   portable (laptop). Demonstrasi secara langsung  adalah lebih informatif 

   dan menarik daripada inactive visual aids.

5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa 

   alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan. 

   Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan 

   komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).

 

Go / No-go decision

 

Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan 

sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui 

pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas 

memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi 

mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top 

management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka 

systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan 

sesederhana itu.

Sering, top management menemukan masalah dengan system study. 

Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi 

mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah 

dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan 

beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem 

informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum 

menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif, 

keputusan mengulang  sebuah tahapan SDLC sebelumnya  atau tidak disebut 

dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan 

usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah 

system design. 

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

    

 

Sumber : http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi.html

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: