Primastuti Dewi.R

About Life, Religion, Art, Science, Social, Culture, and More

Archive for the ‘Analysis & Design Information System’ Category

BAB 9, SELECTING THE PROPER SYSTEM

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 9
PEMILIHAN SISTEM
(SELECTING THE PROPER SYSTEM)

 

Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk 

dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik. 

Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan 

kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat 

dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat 

sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem 

saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem 

pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi 

sistem sekarang secara maksimal.

 

Taktik membandingkan (comparison tactics)

 

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya 

adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.

Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi 

sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan 

(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan 

mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur 

karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja). 

Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user 

resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan 

untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.

 

Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).

1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai 

   keuntungan sama.

2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan 

   yang lebih banyak dibanding B.

3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang 

   lebih banyak.

 

Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah, 

tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang 

baik ? 

Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan 

memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama, 

penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank 

sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning 

untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot 

lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan 

(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan 

penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya. 

Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits 

mempunyai dua masalah, yaitu : 

a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits). 

   Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?. 

   Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's 

   loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba 

   memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas 

   (use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan 

   masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang 

   mendatang (estimating future revenues).

b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam 

   bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah 

   terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat 

   menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya 

   atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit, 

   merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).

 

Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate)  menjadi keuntungan yang 

dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu :

a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi 

   tradisional.

b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari 

   area lain dalam perusahaan.

c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan 

   pengembangan sistem informasi baru.

 

Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi  berdasar 

keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah 

manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui 

otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah 

diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit 

menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic 

benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan 

menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :

Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are 

nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits. 

 

Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus 

berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :

a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi 

   (superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable 

   influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan 

   pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah 

   lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.

b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply) 

   lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi 

   market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan 

   (forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat. 

   Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.

 

Biaya sistem informasi

 

Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan 

dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam 

nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.

 

    Additional system costs    $ 49,357

    Additional system benefits    $(16,423)
				

    Net additional system costs    $ 32,934

 

Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories, 

nature, dan when they occur.

 

Kategori biaya

 

Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :

a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral 

   equipment.

b. Software : systems, utility, dan application software.

c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel, 

   dan sebagainya.

d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.

e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors, 

   front-end processors, dan sebagainya.

f. Physical site : air conditioning, humidity control, security, 

   dan sebagainya.

 


				

Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs

 

 

Nature of costs

 

Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis 

memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, 

ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :

a. Linear.

b. Exponential.

c. Step function.

 


				


				

 

 

Ketika biaya terjadi (When costs occur)

 

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. 

On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan 

sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan 

operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time 

(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan 

materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time 

development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring 

operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :

 

a. One-time (development) costs.

   1. Hardware purchase.

   2. Software purchase.

   3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.

   4. Preparation of computer site.

   5. Initial training and orientation of users.

   6. Docummentation for new system.

   7. Changeover from old to new system.

   8. Conversion from old to new file format.

 

b. Recurring (operational) costs.

   1. Hardware and software lease.

   2. Hardware and software maintenance contracts.

   3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer 

      operations, data entry operators, and end-user costs.

   4. Computer supplies.

   5. Telecommunication costs.

   6. Computer site rental or lease.

   7. Ongoing training.

 

Metode untuk komparasi sistem

 

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih 

sistem informasi, yaitu : 

a. Break-even analysis (BEP)

b. Payback period

c. Discounted payback period

d. Internal rate of return (IRR).

 

Faktor kualitatif

 

Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual 

sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. 

Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi 

daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan 

atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak 

menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.

Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem 

informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan 

daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer 

tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual 

kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem 

informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru. 

Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan 

kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa. 

Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management 

mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi 

baru.

Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, 

tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor 

kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi 

kompetetif menjadi relevan.

 

Faktor sistem informasi

 

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :

a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).

b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.

c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.

d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).

e. Meningkatkan keamanan sistem.

f. Memperbanyak update sumber record aktif.

g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.

   Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang. 

 

Faktor strategi perusahaan

 

Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan. 

Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk 

diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba, 

tetapi terjadi  beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.

Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka 

untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan. 

 

Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
				

1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).

   Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan 

   produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen 

   akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan 

   penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara 

   kuantitatif.

2. Meningkatkan penjualan (increased sales).

   Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas 

   rekord. Manajemen mengharap penjualan staff  setia terhadap waktu usaha 

   pemasaran  dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan 

   meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.

3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).

   Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan 

   konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci 

   (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia 

   (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit 

   untuk diprediksi.

4. Information product marketing.

   Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.  

   Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk 

   selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan 

   tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa 

   penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.

 

STUDI SISTEM

 

Problem statement
				

1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry 

   backlogs).

2. How problem was detected (for example, customer complaints or 

   performance measurement system).

3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays 

   processing of customer orders or reduces cash flow).

4. Departments and functions involved (for example, marketing department 

   and order processing section of production department).

 

Existing system documentation
				

1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic 

   tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step 

   narrative description).

2. Processing volumes by type of document.

3. Processing times by type of document.

4. Bottlenecks (distribution of backlogs).

5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring 

   that clerks process all commercial orders before residential orders).

6. Processing constraints.

   o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data 

     entry operators).

   o Hardware.

   o Software.

   o Development funds.

7. Organization of involved departments and function (for example, 

   an organizational chart).

 

Problem correction alternatives
				

1. Procedure for generating information systems alternatives.

2. Cost determination for different alternatives.

3. Feasibility analysis.

   o Break-even years.

   o Payback years or discounted payback years.

   o Internal rate of return.

4. Qualitative factors.

5. Alternative recommended and why.

6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).

 

Recommended solution
				

1. Overall system description for recommended alternative.

2. New system functions and relationships (for example, logical data 

   flow diagram).

3. Expected new system results.

   o Costs.

   o Benefits.

4. Proposed development schedule.

5. Development resource needs.

 

Docummentation
				

1. Physical and logical data flow diagrams.

2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).

3. Organizational charts.

4. Feasibility analysis details.

5. Development project schedule chart.

6. Development project proposed cost schedule.

 

Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
				

1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu 

   yang diberikan.

2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih 

   baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik 

   daripada tidak diminta.

3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan 

   visual.

4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation 

   portable (laptop). Demonstrasi secara langsung  adalah lebih informatif 

   dan menarik daripada inactive visual aids.

5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa 

   alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan. 

   Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan 

   komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).

 

Go / No-go decision

 

Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan 

sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui 

pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas 

memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi 

mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top 

management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka 

systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan 

sesederhana itu.

Sering, top management menemukan masalah dengan system study. 

Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi 

mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah 

dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan 

beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem 

informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum 

menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif, 

keputusan mengulang  sebuah tahapan SDLC sebelumnya  atau tidak disebut 

dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan 

usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah 

system design. 

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

    

 

Sumber : http://kuliah.dinus.ac.id/ika/asi.html

Advertisements

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 8 GENERATING SYTEMS ALTERNATIVES

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 8
PEMBUATAN ALTERNATIF SISTEM (GENERATING SYTEMS ALTERNATIVES)

 

Dalam bab ini akan muncul pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistem saat 

ini dengan sistem ideal dapat didekatkan (how is the performance gap closed).

Pertama, pembuatan alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi. 

Kemudian alternatif-alternatif tersebut ditetapkan yang terbaik secara 

bijaksana (most expedient).

 

Pilihan stategi

 

Manajemen tingkat atas membuat pilihan strategi dengan memperhatikan semua 

kendala.Adapun pilihan strategi yang biasa digunakan adalah sebagai berikut: 

 

Distributed versus centralized processing

 

Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari 

centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers.

Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan, 

implementasi dan prioritas pengembangan.

Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia 

komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya, dan 

resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan 

konservatif (kolot).

 

Integrated versus dispersed databases (sistem database

tersebar)

 

Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem 

mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam 

database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database 

ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data 

storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai 

dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan 

kontrolnya.

 

Surround strategy of system development

 

Strategi pengembangan sistem adalah penting karena banyak perusahaan 

mempunyai tumpukan (backlog) dari sistem baru yang dirancang dan kondisi 

sistem yang sedang dimodifikasi. Strategi ini mengijinkan perancang sistem 

menggunakan perbedaan bahasa program dan menjalankannya pada komputer yang 

berbeda untuk sebuah sistem kompatibilitas penuh (a totally compatible 

system). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah 

pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan 

lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).

 

Pilihan taktik

 

Manajemen memutuskan sekarang atau nanti, mengganti lawan modifikasi, dan 

konfigurasi SDLC. Pemilihan ini dilakukan sebelum pilihan operasional.

 

Sekarang atau nanti

 

b Teknologi.

  Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa 

  tahun mendatang. 

b Aliran kas.

  Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam 

  pengembangan atau penggantian sistem.

b Sumber daya keahlian.

  Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenaga-

  tenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam 

  pemakaiannya nanti.

b Politik.

  Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan.

  Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih 

  memperlambat pengembangan atau penggantian sistem. 

 

Penggantian lawan modifikasi

 

 


			

 

 

Kecepatan lawan biaya

 

Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara 

kuantitatif penggunaan biaya.  Karenanya perancang punya kesulitan 

menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya.

 

Delapan pilihan tentang perancangan operasional

 

Pilihan perancangan dikelompokkan kedalam input, processing, dan output. 

Masing-masing kelompok dapat memiliki pilihan sebagai berikut :

 

a. Input
			

   1. On-line versus off-line data entry.

      Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi 

      transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry 

      disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.

   2. Keyed versus machine-readable data entry.

      Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi 

      kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save 

      human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam 

      hal peralatan dan pemeliharaannya.

   3. Centralized versus decentralized data entry. 

      Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya 

      tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable 

      entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan 

      kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale).

 

b. Processing
			

   4. Batch versus real-time record update.

      Batch processing menyebabkan update rekord lama, cocok untuk 

      centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya 

      peralatan dan menaikkan kecepatan proses. 

   5. Sequential versus direct access to records.

      Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing. 

      Direct access berhubungan dengan real-time processing.

   6. Single versus multiple-user update of records.

      Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam 

      keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan  

      (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan 

      aplikasinya dengan proses -real time.

 

c. Ouput
			

   7. Traditional versus turnaround documents.

      Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem 

      dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah 

      pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen 

   8. Structured versus inquiry-based reports.

      Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara 

      rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan 

      dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base 

      report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses 

      secara cepat. 

 


			

 


			

 


			

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

Ke Menu


			

Last updated : 27 Juni 00

 

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 7, REQUIREMENT ANALYSIS

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 7
KEBUTUHAN ANALISIS
(REQUIREMENT ANALYSIS)

 

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :

a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.

b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.

c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan 

   memperhatikan kendala sumber daya.

d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan 

   sistem.

 

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis 

sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan 

sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan 

pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.

Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai 

tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin 

pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

 

Keinginan pemakai

 

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap 

keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. 

Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada 

sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat

subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat 

menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user. 

 

Metode kebutuhan analisis

 

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan 

requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, 

observation, procedure analysis, dan document survey. 

Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :

 

Tanya jawab (Interviews)

 

1. Bagaimana metode itu digunakan.

   · Pemilihan potential interviewees.

   · Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.

   · Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.

   · Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.

2. Target dari metode.

   · Kunci pribadi dalam proses DFD.

   · Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

3. Keuntungan metode.

   · Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya

     sesuai situasi yang terjadi.

   · Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda 

     berpikir hal ini dapat terjadi ?.

   · Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.

   · Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

4. Kerugian metode.

   · Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

   · Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.

   · Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

   · Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.

   · Test kredibilitas dari interviewees.

   · Mencari interview yang unsureness atau contradictions.

   · Memantapkan kredibilitas team.

 

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, 

audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

 

Kuesioner (Questionnaires)

 

1. Bagaimana metode itu digunakan.

   · Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.

   · Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.

   · Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

2. Target dari metode.

   · Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi 

     pemecahan sistem.

   · End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.

3. Keuntungan metode.

   · Murah dan cepat dari pada interviews.

   · Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang 

     dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.

   · Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.

   · Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.

4. Kerugian metode.

   · Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.

   · Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi 

     end-user.

   · Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk 

     mengembalikan kuesioner.

   · Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

   · Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.

   · Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.

   · Bila memiliki sedikit waktu dan biaya. 

 

Observasi (Observation)

 

1. Bagaimana metode itu digunakan.

   · Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.

   · Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan 

     pengolahan lembar kerja.

2. Target dari metode.

   · Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)

3. Keuntungan metode.

   · Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).

   · Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.

   · Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui 

     bahwa mereka sedang diamati).

   · Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.

4. Kerugian metode.

   · Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).

   · Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin 

     tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.

   · Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

   · Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.

   · Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya 

     tidak terjadi (dibuat-buat).

 

Tip praktis dalam melakukan observasi :

a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.

   Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi 

   yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

b. Buat catatan yang ringkas.

c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat

   tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan 

   mengurangi gangguan.

d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.

e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..

 

Prosedur analisis (Procedure Analysis)

 

1. Bagaimana metode itu digunakan.

   · Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan 

     aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow 

     diagram (DFD).

   · Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.

   · Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan

     volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya  

     dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.

2. Target dari metode.

   · Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)

   · Proses dalam DFD.

3. Keuntungan metode.

   · Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) 

     yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.

   · Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk 

     melakukan observasi.

4. Kerugian metode.

   · Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.

   · Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

   · Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan 

     yang baik.

   · Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.

   · Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

 

Pengamatan dokumen (Document Survey)

 

1. Bagaimana metode itu digunakan.

   · Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow 

     diagram).

   · Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.

   · Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi 

     field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya 

     (coding structure).

2. Target dari metode.

   · Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).

3. Keuntungan metode.

   · Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.

   · Permulaan elemen kamus data.

   · Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

4. Kerugian metode.

   · Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami 

     kebanjiran dokumen dan laporan).

5. Kapan metode tersebut baik digunakan.

   · Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan 

     analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis 

     dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

 

Sampling

 

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk 

memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya 

tidak mengalami kegagalan atau ancaman.  

 

Kendala sumber daya

 

a. Waktu

   Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak 

   sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat 

   mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak 

   mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu 

   membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga 

   dapat membuat alternatif yang paling baik.  

b. Uang

   Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga 

   membutuhkan  pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi 

   persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi 

   yang besar dalam sistem informasinya.

c. Keahlian.

   Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman 

   yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan 

   interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk 

   menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada 

   kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan. 

d. Teknologi.

   Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung 

   kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-

   menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan 

   jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.

e. Faktor ekternal.

   Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan 

   menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah 

   memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.

 

Dokumen kebutuhan analisis

 

1. Arahan (conduct) analisis.

   · Hubungan dengan pemakai akhir.

   · Menganalisa records, forms dan laporan.

   · Pengamatan proses.

   · Menganalisa metode yang digunakan.

   · Permasalahan dalam pengumpulan data.

2. Kebutuhan pemakai.

   · Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.

   · Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).

   · Kebutuhan pelatihan.

   · Pengaruh sistem baru.

3. Kendala sistem.

   · Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor 

     ekternal.

   · Realistik sistem.

4. Dokumentasi.

   · Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).

   · Konsensus statistik.

   · Aliran data secara logikal dan phisik.

   · Element awal dalam kamus data.

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 6, INITIAL INVESTIGATION

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 6
PENGAMATAN AWAL
(INITIAL INVESTIGATION)

 

6.1 Konsep sistem investigasi

(System Investigation Concepts)

 

 

                                                      /~~~~~~~~~~~~~\ 

                                                      : Discontinue : 

  +---------+                                          \     SDLC    /  

  : Systems :                                          ~~~~~~/\~~~~~

  :  Goals  : -----+                                         : 

  +---------+      }                                         :

                   }   +----------+   +-------------+   +----------+

     Expectation   }==>: Detected :==>:   Initial   :==>:   Valid  :

     gap (problem) }   : Problem  :   :Investigation:   :  Problem :

                   }   +----------+   +-------------+   +----------+

  +---------+      }                                         : 

  : Current : -----+                                         :

  : System  :                                                \/ 

  : Status  :                                         +--------------+ 

  +---------+                                         : Requirements :

                                                      :   Analysis   :

                                                      +--------------+

 

Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem 

dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem 

gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem, 

maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum 

melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang 

analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, 

meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih 

menggambarkan garis besarnya saja.

Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau 

tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :

a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.

b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau 

   keduanya.

c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.

d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is 

   dated).

e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya 

   sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary 

   and will decrease given patience).

 

Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
				

a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi 

   secara rinci.

b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.

c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap) 

   antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.

d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.

Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk 

biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan 

atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara 

seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.

 

6.2 Kendala dalam sistem investigasi

 

Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang 

akan terjadi , diantaranya masalah :

a. Waktu (time)

   Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan 

   sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah 

   biaya yang dibutuhkan.

b. Biaya (cost)

   Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk 

   kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.

c. Ilmu pengetahuan (knowledge)

   Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum 

   memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan 

   berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap. 

d. Politik (politics)

   Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang 

   tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.

e. Campur tangan (interference)

   Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur 

   dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan 

   kekacauan.

 

6.3 Rekomendasi

 

Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah 

sebagai berikut :

a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah. 

   Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, 

   masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-

   masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.

b. Melakukan pemeliharaan sistem  untuk masalah-masalah yang kecil. 

   Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan 

   membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk 

   ditangani dan selalu terkontrol secara baik.

c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau 

   menggunakan sistem informasi.

d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu 

   pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.

e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem 

   yang segera dilakukan.

 

6.4 Taktik investigasi

 

a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).

   Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. 

   Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup 

   bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan 

   jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.

b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the 

   problem).

   Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, 

   sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari

   solusi-solusi yang sebagian-sebagian.

c. Membandingkan cerita (compare stories).

   Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,

   sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan 

   pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak 

   mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio). 

   Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya 

   dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan. 

d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).

   Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. 

   Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga 

   tidak mampu menjelaskan secara lengkap.

e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical 

   inconsistencies).

   Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut 

   hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang 

   berhubungan dengan masalah ini :

   * Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).

   * Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).

f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).

   Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak 

   hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan 

   external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun

   (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah 

   permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya. 

g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, 

   boring work).

   Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan 

   sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.

h. Hindari masalah politk (avoid politics).

   Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, 

   not judgement).

 

6.5 Teknik investigasi

 

Teknik investigasi meliputi kegiatan :

a. Secara langsung (direct (internal) probes) 

   Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan 

   pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa 

   melalui pihak-pihak tertentu (interpreter).  Internal probes merupakan 

   sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal 

   probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari 

   fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk 

   melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :

   * Kuesioner (questionnaires).

     Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala 

     waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko 

     isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan 

     berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview). 

     Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan 

     perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.  

   * Tanya jawab (interview).

     Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang 

     dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan 

     untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel 

     sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan 

     keahlian khusus. 

   * Pengamatan (observation).

     Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). 

     Duduk bersama dengan pemakai sistem  dengan melakukan pengamatan dengan 

     pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? 

     atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin 

     akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius. 

 

b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes) 

   Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari 

   operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu 

   yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi 

   pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.

   * Aliran prosedur (procedure flow).

     Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru 

     mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. 

     Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat 

     dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk 

     menelusuri jalannya informasi  sebagai penjelasan prosedure operasinya. 

     Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan 

     timbul dalam operasional yang sebenarnya.

   * Mempelajari dokumen (document review).

     Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting 

     (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, 

     kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang 

     digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail 

     transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. 

     Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah. 

   * Sampel (sampling).

     Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah 

     memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan 

     uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran. 

     Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan 

     informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat 

     daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, 

     memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap 

     halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan 

     menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi 

     pembayaran yang terjadi. 

   * Tabular (Tabular tools)

     Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan 

     perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :   

 

=========================================================================

                                   Output    Reports        

                =========================================================

Record fields          Order     Back     Customer  Shipping   Salesperson

                      detail    Order    Service      Status     Summary

                ---------------------------------------------------------

Customer number            v    v    v      v    

Order date            v                

Inventory item number    v    v            

Quantity ordered    v    v    v      v         v

Warehouse location                    

Shipping code            v              v    

Substitute code            v    v            

Backorder code            v        v        

=========================================================================

 

6.6 Deskripsi sistem saat ini

 

Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila 

perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem. 

Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update) 

dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen 

selama investigasi masalah sistem. 

Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :

a. Masukan (inputs)

b. Keluaran (outputs)

c. File (files)

d. Elemen data (data elements)

e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document 

   volume)

f. Diagram aliran data (data flow diagrams)

 

 

Pertanyaan

 

 

1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ?

2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem 

   informasi ? 

3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi !

4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala 

   tersebut !

5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ?

6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ?

7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ?

8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ?

9. Jelaskan tentang procedure flow operates !

10.Mengapa sampling begitu penting !

11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan !

12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.


			

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 5, DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 5
DETEKSI MASALAH SISTEM
(DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)

 

5.1 Permasalahan Sistem

 

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa 

baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem 

informasi mempunyai masalah, antara lain karena :

a. Waktu (overtime).

b. Lingkungan sistem yang berubah.

c. Perubahan prosedur operasional.

 

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang 

meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke 

sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari 

programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk 

perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

 

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

  1. Relevansi (relevancy).
    
  1.  
    1. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), 
      
    2. kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
      
    3. Ketepatan waktu (timeliness).
      
    4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan 
      
    5. biaya (cost).
      
    6. Efisiensi (eficiency).
      
    7. Dapat dipercaya (reliability).
      
    8. Kegunaan (usability).
      

     

     

    Relevansi (relevancy)

     

    Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan 
    

    managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat 
    

    digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. 
    

     

    Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
    

  • Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
    
  • Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
    
  • Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
    
  • Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
    
  • Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi 
    
  • dan disebarluaskan.
    

 

 

Kelengkapan (completeness)

 

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. 

Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 

80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

  • Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber 
    
  • dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
    
  • Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang 
    
  • tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
    
  • Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan 
    
  • data dari sumber-sumber dokumennya.
    

 

 

Kebenaran (correctness)

 

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field 

harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara 

lain :

  • Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding 
    
  • kualitasnya.
    
  • Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
    
  • Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
    
  • Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. 
    
  • Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi 
    
  • masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan. 
    

 

 

Keamanan (security)

 

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. 

Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika 

informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

 

Ketepatan waktu (timeliness)

 

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

  • Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
    
  • Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas 
    
  • kesalahan.
    
  • Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
    
  • Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak 
    
  • langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
    
  • Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
    
  • Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami 
    
  • kenaikan.
    
  • Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi 
    
  • staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
    

 

 

Ekonomi (economy)

 

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya 

waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian 

akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan 

pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi 

merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. 

Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, 

tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan 

keuntungan sistem informasi yang didapat.

 

Efisiensi (eficiency)

 

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit 

sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan 

mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan 

$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.

Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

 100.000 

 ------- = 20%

 500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

  • Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
    
  • Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
    
  • Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
    
  • Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
    
  • Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of 
    
  • programmers).
    
  • Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
    

 

 

Dapat dipercaya (reliability)

 

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan 

memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah 

reliabilitas, antara lain :

  • Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik 
    
  • ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
    
  • Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat 
    
  • rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru 
    
  • ditraining. 
    
  • Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat 
    
  • memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki 
    
  • sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
    
  • Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
    
  • Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
    
  • Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat 
    
  • diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
    

 

 

Kegunaan (usability)

 

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai 

dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah 

dalam sistem.

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, 

antara lain :

  • Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
    
  • Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
    
  • Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
    
  • Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
    

 

 

5.2 Information systems backlog

 

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang 

tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.

Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya 

(to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) 

sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. 

Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan 

terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems 

backlogs.

 

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat 

terjadi :

1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

2. Penurunan kinerja (decreasing performance).

3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).

4. System downtime.

5. Transaction variances.

 

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

  • Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
    
  • Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
    
  • Kenaikan biaya (increased costs).
    
  • Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
    

 

 

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

a. Keluhan pemakai (user complaints).

b. Perhatian top manajemen (top management concerns)

c. Penunjuk jalan (scouting).

d. Pengawas pemakai (user surveys).

e. Pengawas (audits).

f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

 

5.3 Laporan awal masalah

 

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan 

oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius 

untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu 

untuk dilakukan.

Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem 

   nature).

4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

 

Tipe recommendation, terdiri dari :

a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.

c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai 

   dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah 

   sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

 

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 4, SYSTEM LIFE CYCLE

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 4
SIKLUS HIDUP SISTEM
(SYSTEMS LIFE CYCLE)

 

4.1 General Systems Life Cycle (GSLC)

 

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik 

sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase 

tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Development (introduction)

b. Growth

c. Maturity

d. Deterioration (decline)

Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut :

 

 

    |                           

    |                         +---------------+\

    |                        /:               :  \

    |                      /  :               :    \

    |                    /    :               :      \ 

    |                  /      :               :        \

    |                /        :               :          \

    |              /          :               :

    |  /--------+/            :               :

    | /    I    :     II      :      III      :    IV

    |/          :             :               :

    +---------------------------------------------------------------

     Development    Growth       Maturity       Deterioration         

 

            Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)

 

4.2 Information Systems Life Cycle (ISLC)

 

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi. 

Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Systems Development (Design)

b. Systems Implementation

c. Systems Operation (Maintenance)

d. Systems Obsolescence

Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut :

 

    |                           

    |                         +---------------+\

    |                        /:               :  \

    |                      /  :               :    \

    |                    /    :               :      \ 

    |                  /      :               :        \

    |                /        :               :          \

    |              /          :               :

    |  /--------+/            :               :

    | /    I    :      II     :      III      :    IV

    |/          :             :               :

    +---------------------------------------------------------------

     Systems      Systems    Systems Operation  Systems

     Development Implementation (Maintenance)      Obsalescence

     (Design)

 

           Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle

 

4.3 Systems Development Life Cycle (SDLC)

 

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah 

dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan 

utama, yaitu  :

a. Analysis

b. Design

c. Implementation

Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan 

hasil kegiatannya (deliverable).

Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang 

lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut : 

 

+---------------------------------------------------------------------+

:         ANALYSIS        :       DESIGN         :  IMPLEMENTATION    :

+---------------------------------------------------------------------+

                          :                      :

     +---------------+    :                      :

 +-->:     Problem   :    :                      :

 |   :    Detection  :    :                      :

 |   +---------------+  +-----------+          +-----------+

 +---------> |          | :         |          | :         |

 |   +---------------+  | : +---------------+  | : +---------------+

 |   :    Initial    :  | : :    Output     :  | : : Programming / :

 |   : Investigation :  | : :               :  | : :     test      :

 |   +---------------+  | : +---------------+  | : +---------------+

 +---------> |          | :         |          | :         |

 |   +---------------+  | : +---------------+  | : +---------------+

 |   :  Requirements :  | : :     Input     :  | : :  Training /   :

 |   :    Analysis   :  | : :               :  | : :    Other      :

 |   +---------------+  | : +---------------+  | : +---------------+

 +---------> |          | :         |          | :         |

     +---------------+  | : +---------------+  | : +---------------+

     : Generation of :  | : :     Files     :--+ : :    System     :

     : Alternatives  :  | : :               :    : :  Change Over  :

     +---------------+  | : +---------------+    : +---------------+

             |          | :                      :

     +---------------+  | :                      :

     : Selection of  :--+ :                      :

     : Proper System :    :                      :

     +---------------+    :                      :

 

Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC)

 

ANALYSIS
				

Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk :

a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah 

   tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar 

   untuk memperbaiki sistem

b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.  

c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini

d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

 

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :

 

1. Problem detection
				

   a. Tujuan    :  Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin 

                   berkurang manfaatnya (memburuk).

   b. Hasil    :  Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi 

                   dalam sistem.

 

2. Initial investigation
				

   a. Tujuan    :  Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerah-

                   daerah yang menimbulkan permasalahan.

   b. Hasil    :  Penjelasan sistem saat ini. 

 

3. Requirement analysis (determination of ideal systems)
				

   a. Tujuan    :  Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem 

                   informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan 

                   menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem 

                   yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi).

   b. Hasil    :  Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

 

4. Generation of system alternatives
				

   a. Tujuan    :  Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam 

                   mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan 

                   sistem idealnya.

b. Hasil    :  Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan 

                   digunakan untuk memperbaiki sistem.

 

5. Selection of proper system
				

a. Tujuan    :  Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan 

                   menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif 

                   sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada 

                   management.

b. Hasil    :  Hasil-hasil dari studi sistem.

 

DESIGN
				

Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk :

a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang 

   dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang 

   terbaik.

 

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :

 

6. Output design
				

   a. Tujuan    :  Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.

   b. Hasil    :  Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).

 

7. Input design
				

   a. Tujuan    :  Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke 

                   sistem informasi.

   b. Hasil    :  Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).

 

8. File design
				

   a. Tujuan    :  Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam 

                   sistem informasi.

   b. Hasil    :  Bentuk (forms) dari dokumentasi file.

 

IMPLEMENTATION
				

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang 

   sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.

b. Mengimplementasikan sistem yang baru.

c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

 

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

 

9. Programming & testing
				

   a. Tujuan    : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan 

                  operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman 

                  tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan 

                  semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.

   b. Hasil    : Coding program dan spesifikasi program.

 

10.Training
				

   a. Tujuan    : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, 

                  persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang 

                  berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem).

   b. Hasil    : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan 

                  sebagainya.

 

11. System changeover
				

    a. Tujuan    : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem 

                  informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

    b. Hasil    :  Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,   

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 3, ANALIS SISTEM & PROGRAMMER

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 3
ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER

 

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari 

masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta 

mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek 

bisnis dan teknologi komputer).

Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system 

engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system 

engineer.

 

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi 

tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami 

teknologi komputer).

 

Tugas dan tanggung jawab :

 

Sistem analis :

a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer 

   saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.

b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer,

   tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 

c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan 

   masalah secara garis besar.

d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas 

   pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

 

Programmer :

a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem 

   komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan 

   instruksi-instruksi program.

d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas 

   pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun 

   (spesifikasi) program.

 

Pengetahuan dan keahlian analis sistem

 

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi 

   komputer dan pemograman komputer 

   · Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam 

     penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi 

     serta keahlian dalam menggunakan komputer.

   · Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang 

     perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, 

     sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum

   Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,

   maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan 

   ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai 

   sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, 

   akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, 

   pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, 

   kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip

   Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan 

   metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming,

   regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil

   Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-

   permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah 

   tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus 

   dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi 

   permasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan

   Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik 

   secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, 

   presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi

   Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia 

   satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina 

   hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan 

   membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem 

   tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan 

   tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan 

   kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

 

Team pengembangan sistem (I)

 

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya 

ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram)

atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis).

Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, 

pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. 

Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya 

ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri 

dari personil-personil sebagai berikut :

1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst)

   Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan 

   mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

   a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem

   b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem 

      lainnya.

   c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan 

      dilakukan.

   d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain 

      sistem dan penerapannya.

   e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.

   f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal 

      perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada 

      manajemen dan pemakai sistem.

   g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report).

   h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)

   Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis 

   sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan 

   mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior

   Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem 

   yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem junior (junior systems analyst)

   Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman 

   dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih 

   senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem 

   yang masih dilatih (systems analyst trainee).

5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer)

   Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah 

   berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi 

   dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi 

   senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer)

   Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman 

   dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.

7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)

   Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum 

   berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang 

   lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada 

   pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan 

   bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut 

   dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer 

   trainee).

 

Team pengembangan sistem (II)

 

1. Pengguna Sistem 

   a. User

      Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan 

      end-user.

   b. Manajemen

      Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem 

      dan penyediaan dana.

 

2. Perancang Sistem

   a. Project Coordinator

      Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal 

      serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana.

   b. System Analyst & Design

      Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.

   c. Programmer

      Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis.

   d. Network Designer

      Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN.

   e. Technician (Hardware)

      Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat 

      agar dapat bekerja secara optimal.

   f. Database Administrator

      Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup 

      pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user, 

      backup, recovery dan mengoptimalkan performa database.

   g. Documenter

      Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional 

      aplikasi, teknis dan sistem.

   h. Software Tester

      Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer 

      sesuai spesifikasi.

   i. Graphic Designer

      Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis 

      GUI (Graphic Interface).

 

Alat dan teknik pengembangan sistem

 

Terbagi atas :

1. Graphical tools 

   a. HIPO

   b. Data Flow Diagram (DFD)

   c. Structure Chart

   d. SADT

   e. Warnier/Orr

   f. Jakson's Diagram

 

2. Diagram Chart

   2.1  Activity Chart

        a. Systems Flowchart

        b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer 

           Program Flowchart)

        c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart

        d. Database Relationship Flowchart

        e. Process Flowchart

        f. Gantt Chart

   2.2  Layout Charting 

   2.3  Personal Relationship Charting

        a. Working Distribution Chart

        b. Organization Chart

 

3. Technique Public

   3.1  Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek)

        a. CPM (Critical Path Method)

        b. PERT (Program Evalution and Review Technique)

   3.2  Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta)

        a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling

   3.3  Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis

   3.4  Inspection and Walkthrough

   3.5  Meeting

 

 

Daftar Pustaka

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 2, INFORMASI

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 2
INFORMASI

 

       Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam  

tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang 

sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga 

terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.  

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan 

akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam 

mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya 

akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

       Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat 

bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut 

terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu 

banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) 

dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business 

system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang 

berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

 

DATA VERSUS INFORMASI

 

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi 


					(data is the description of things and events that we face).

b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu 


					(resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi


					(business data is an organization's description of things (resources) 

   and events (transactions) that it faces).

c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan 

   kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat 

   tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata 

   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut 

   dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai 

   barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata 


					(fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda 

   dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

   Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari 

   bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat 

   memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu 

   model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan 

   informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

   a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk 

      memberikan besarnya komisi dan bonus.

   b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan 

      promosi dan periklanan.

   c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol 

      persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang 

      laku terjual.

 

KONSEP DASAR INFORMASI

 

Terdapat beberapa definisi, antara lain : 

a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti 

   bagi yang menerimanya.

b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat 

   ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

   Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, 

   akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi 

   akan dilakukan.

c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction  

   to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

 

PENGOLAHAN DATA

(DATA PROCESSING)

 

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan 

bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is 

the term used to describe changes performed on data to produce purposeful 

information).

Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

1. Data input

   a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium 

      (contoh, punching number ke dalam kalkulator).

   b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting 

      atribut kelamin female ke huruf F).

   c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential 

      information for future).

2. Data transformation

   a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.

   b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah 

      jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam 

      kerja perminggu).

   c) Classifying data group-group tertentu :

      c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu 

           (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).  

      c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan 

           nomor induk karyawan secara ascending).

      c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu 

           (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret 

           kedalam group triwulanan).

      c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data 

           (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih 

           dari 15 juta pertahun).

3. Information output

   a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai 

      melalui monitor atau cetakan.

   b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang 

      membutuhkan. 

   c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran 

      komunikasi.

 

  +-----+

  :     :              __________________

  : M S :  Data Input  :                : Information Output

  : A T :=============>:      Data      :====================>

  : J E : (Transaction): Transformation :      (Report)

  : O P :              __________________

  : R S :              :                :

  :     :              :                :

  :_____:_____________________________________________________

  :     :              :                :

  : F   : * Record     : * Calculate    : * Display

  : U   :              :                :

  : N   : * Code       : * Summarize    : * Reproduce 

  : C   :              :                :

  : T   : * Store      : * Classify     : * Telecommunicate

  : I   :              :                :

  : O   : * Select     :                :

  : N   :              :                :

  :     :              :                : 

  +-----+              :                :

     Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data

 

TEST KEBUTUHAN INFORMASI

 

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :

1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ? 


					(to whom (which decision maker) is the message intended ?)
				

2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ? 


					(for what specific decision is the message intended ?)
				

3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan 

   masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition)
				

4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ? 


					(how often (when) is the decision made ?)
				

 

SIKLUS INFORMASI

 

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk 

dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan 

informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki 

urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi 

tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar 

dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, 

Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh 

kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang 

nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. 

Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
				

atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut :

 

                +-----------+ 

                :   Proses  :

        +------>:  (Model)  :-------+

        :       +-----------+       :

        :                           :

        :                           : 

  +------------+             +---------------+

  :   Input    :             :     Output    :

  :   (Data)   :             : (Information) :

  +------------+             +---------------+

        ^                           :

        :                           :

  +------------+             +---------------+ 

  :    Data    :             :    Penerima   :

  : (Kejadian) :             :     (User)    :

  +------------+             +---------------+

        ^                           :

        :                           : 

  +------------+             +-------------+

  :    Hasil   :             :  Keputusan  :

  :  tindakan  :             :  tindakan   :

  +------------+             +-------------+ 

        ^                           :

        :                           : 

        +---------------------------+ 

        Gambar 1.3 : Siklus informasi

 

KUALITAS INFORMASI

 

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau 

ditentuka 3 hal, yaitu :

a. Relevan (relevancy)
				

   Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. 

   Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya 

   berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin 

   produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih 

   relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan

   * How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy)
				

   Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau 

   menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan 

   dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau 

   kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. 

   Komponen akurat :

   b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?
				

        Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki 

        kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan 

        sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan 

        keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga 

        akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau 

        memecahkan suatu masalah dengan baik.

   b.2) Correctness ; Are message items correct ?
				

   b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems 

        users ?
				

c. Tepat waktu (timeliness)
				

   Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). 

   Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau 

   digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal 

   atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan 

   mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, 

   mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. 

   * How quickly is input transformed to correct output ?
				

d. Ekonomis (Economy)
				

   * What level of resources is needed to move information through 

     the problem-solving cycle ?
				

e. Efisien (Efficiency)
				

   * What level of resources is required for each unit of information 

     output ?
				

f. Dapat dipercaya (Reliability)
				

 

NILAI INFORMASI

 

Ditentukan dari :

a.  Manfaat (use)
				

b.  Biaya (cost)
				

 

+-----------------------------------------------------------------------+

: Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif      :

: dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi :

: tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang,    :

: tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.                           :

: Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau      :

: cost benefit.                                                         :

+-----------------------------------------------------------------------+

 

INFORMASI DAN

TINGKAT MANAJEMEN

 

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar 

penggunanya, yaitu  :

a. Informasi Strategis

   Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi 

   eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan 

   dan sebagainya.

b. Informasi Taktis

   Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi 

   trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana 

   penjualan.

c. Informasi Teknis

   Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian 

   stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

 

+-------------------------------------------------------------------------+

: Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna    :

: bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan : 

: informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan :  

: untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang   :

: diambilnya.                                                             :

+-------------------------------------------------------------------------+

 

SISTEM INFORMASI

 

Dapat didefinisikan sebagai 

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-

   komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan 

   informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan 

   memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk 

   mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan 

   pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan 

   kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

   tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

 

MANFAAT SISTEM INFORMASI

 

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-

   transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah 

   satu produk atau pelayanan mereka. 

b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan 

   membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan 

   pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang 

   tersedia.

 

PEMAKAI SISTEM INFORMASI

 

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam 

suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai 

informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung 

atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian 

perusahaan.

 

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

 

a. Hardware

   Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.

b. Software

   Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan 

   tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 

   Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), 

   Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa 

   (3 GL dan 4 GL).

c. Data

   Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut 

   untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur

   Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) 

   dan teknis.

e. Manusia

   Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem 

   informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang 

   jelas.

 

KEGIATAN SISTEM INFORMASI

 

a. Input

   Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b. Proses

   Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu 

   informasi yang bernilai tambah.

c. Output

   Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.

d. Penyimpanan

   Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Control

   Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan 

   sesuai dengan yang diharapkan.

 

Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan 

pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan 

orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer, 

program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem.

Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri, 

ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya 

memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem 

informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan 

manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen). 

 

+--------------------------------------------------------------------------+

: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen   :

: atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi  : 

: manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung: 

: berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer      : 

: (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi : 

: apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan.                             :

+--------------------------------------------------------------------------+

 

SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

a.  Akuntansi (Accounting Information Systems)
				

b.  Pemasaran (Marketing Information Systems)
				

c.  Penyediaan (Inventory Information Systems)
				

d.  Personalia (Personnel Information Systems)
				

e.  Distribusi (Distribution Information Systems)
				

f.  Pembelian (Purchasing Information Systems)
				

g.  Kekayaan (Treasury Information Systems)
				

h.  Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems)
				

i.  Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems)
				

j.  Teknik (Engineering Information Systems)
				

 

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI

 

a. Blok  Masukan (Input Block)
				

   Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan 

   dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)
				

   Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang 

   berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

c. Blok Keluaran (Output Block)
				

   Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas. 

d. Blok Teknologi (Technology Block)
				

   Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, 

   menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari 

   sistem secara keseluruhan.

e. Blok Basis Data (Database Block)
				

   Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan 

   di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

f. Blok Kendali (Controls Block)
				

   Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani 

   kesalahan/kegagalan sistem.

 

SISTEM INFORMASI BISNIS

 

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan 

SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi 

penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa 

SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada 

dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan 

ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu :

a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan 

   pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan, 

   serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian 

   organisasi. 

b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk 

   manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat 

   bekerja secara efisien dan efektif· SIB dapat diperoleh dari hasil 

   penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasi-

   informasi lainnya.

c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang 

   dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan, 

   sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang 

   dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai, 

   bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar.

Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan 

bagian dari SIM

 

 

Daftar Pustaka

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 

   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

 

 

 

 

ORGANISASI SISTEM INFORMASI

 

Lokasi sistem informasi di dalam suatu organisasi belum ada kesepakatan. 

Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri, yaitu departemen sistem 

informasi dan ada yang menggabungnya dengan departemen lain, misalnya 

dengan departemen akuntansi yang dibawah koordinasi oleh controller (kepala 

eksekutif/manajer tingkat atas akuntansi yang mempunyai fungsi perencanaan, 

pengendalian, pelaporan, akuntansi, dan tanggungjawab penting lainnya). 

Jika departemen sistem informasi dibawah controller bersama-sama dengan 

departemen akuntansi, biasanya departemen sistem informasi hanya terbatas 

pada pengolahan data elektronik saja dengan struktur organisasi tampak 

sebagai berikut :

 

               +-----------+

               :  Direktur :

               :   Utama   :

               +-----------+

                     |

       +-------------+-------------+

       |             |             |

 +-----------+  +----------+  +----------+

 :  Direktur :  : Direktur :  :Controller:

 : Pemasaran :  : Produksi :  :          :

 +-----------+  +----------+  +----------+

                                   | 

       +-------------+-------------+--------------+------------+

       |             |             |              |            | 

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 : Internal  :  : Akuntansi:  : Akuntansi:  :   PDE    :  : Anggaran :

 :   Audit   :  : Keuangan :  :   Biaya  :  :          :  :          :

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 

       Gambar 2.3 : Controller membawahi akuntansi dan PDE

 

Pengaturan seperti ini mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :

1. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya 

   departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah diterima karena bukan 

   merupakan departemen yang terpisah.

2. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusat 

   dengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggungjawab terhadap 

   pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer 

   fungsi yang lainnya dan kepada piahk luar lebih efektif.

3. Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti 

   misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan 

   tanggungjawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung didalamnya, maka 

   diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat lebih mengena.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian 

adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller betul-betul 

memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak 

menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adala bahwa data yang diolah 

mungkin tidak hanya data mengenai akuntansi saja, tetapi juga data lain 

yang non-akuntansi, sehingga pengetahuan controller mengenai masalah lainnya 

juga harus cukup. Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi atau PDE 

diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan dibawah 

tanggungjawab manajer tersendiri, yaitu manajer PDE atau manajer sistem 

informasi.

 

                             +-----------+

                             :  Direktur :

                             :   Utama   :

                             +-----------+

                                   |

       +-------------+-------------+--------------+-------------+

       |             |             |              |             |

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 :  Direktur :  : Direktur :  : Direktur :  :Controller:  : Direktur :

 : Pemasaran :  : Produksi :  :Personalia:  :          :  :    PDE   :

 +-----------+  +----------+  +----------+  +----------+  +----------+

 

           Gambar 2.4 : Fungsi PDE tidak dibawah controller

 

Alasan bahwa departemen sistem informasi atau disebut dengan departemen PDE 

berdiri sendiri tidak dibawah controller adalah karena departemen PDE 

sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja, tetapi 

juga mengolahdata non-akuntansi (ingat sistem informasi manajemen, sedang 

SIA hanya subsistem dari SIM). Ada pendapat jika lokasi departemen PDE 

dibawah controller, informasi keuangan cenderung mendominasi sistem ini, 

karena controller akan lebih menekankan pada masalah-masalah keuangan saja, 

sebagai akibatnya bagian-bagian lainnya dalam organisasi akan tidak puas 

terhadap kebutuhan-kebutuhan informasinya. Dengan memisahkan fungsi sistem 

informasi (PDE) dibawah tanggungjawab manajer sistem informasi, maka semua 

aspek yang berhubungan dengan pengolahan data akan dapat dilaksanakan 

dengan lebih efektif, karena pengetahuan manajer PDE sebagai spesialis 

dibidangnya lebih baik dibandingkan dengan controller. Untuk organisasi 

yang kecil, departemen PDE hanya terdiri daru sejumlah kecil personil-

personil yang bertanggungjawab hanya untuk mengoperasikan peralatan-

peralatan komputer saja.

 

                             +-----------+

                             :  Manajer  :

                             :    PDE    :

                             +-----------+

                                   |

                     +-------------+-------------+

                     |             |             |      

               +-----------+  +----------+  +----------+

               :   Analis  :  :Pemrogram :  : Operator :

               :   Sistem  :  :          :  :          :

               +-----------+  +----------+  +----------+

 

            Gambar 2.5 : Organisasi departemen PDE yang kecil

 

Departemen in hanya terdiri dari beberapa fungsi saja, yaitu analis sistem, 

programmer dan operator. Bahkan untuk perusahaan yang lebih kecil lagi, 

analis sistem dan programmer tidak diperlukan, karena menggunakan program-

program yang sudah jadi dalam bentuk paket. Dalam organisasi departemen PDE 

uang lebih besar, masing-masing fungsi tersebut dapat dilakukan oleh ratusan 

personil. Bila organisasi PDE telah berkembang sedemikian rupa, maka masing-

masing fungsi dalam departemen PDE harus diatur kembali dan dibagi-bagi lagi 

menjadi beberapa fungsi yang penting.   

 

 

                          +-----------+

                          :  Direktur :

                          :   Utama   :

                          +-----------+

                                |

       +----------+-------------+----------+-----------------------+

       |          |             |          |                       |

 +---------+ +---------+ +----------+ +---------+             +----------+

 : Manajer : : Manajer : : Database : : Manajer :             :  Manajer :

 :  Analis : : Pemogram: :Administra: : Operasi :             :Komunikasi: 

 :  Sistem : :         : :   tor    : :         :             :          : 

 +---------+ +---------+ +----------+ +---------+             +----------+ 

       |          |                        |                       |

       |          |           +------------+------------+          |

       |          |           |            |            |          |

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+ +----------+

 : Kepala  : : Kepala  : :  Kepala  :  : Kepala  : : Kepala  : :Komunikasi:

 : Pengope : :Pemogram : : Pengawas :  : Pemasuk : :Librarian: :  Data    :

 : rasi AS : :         : :   Data   :  :  Data   : :         : :          :

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+ +----------+

       |          |           |            |            |  

       |          |           |            |            |

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+

 : Analis  : :Pemogram : : Pengawas :  : Pemasuk : :Librarian:

 : Sistem  : : Senior  : :   Data   :  :  Data   : :         :

 : Senior  : :         : :          :  :         : :         :

 +---------+ +---------+ +----------+  +---------+ +---------+

       |          |

       |          |

 +---------+ +---------+ 

 : Analis  : :Pemogram : 

 : Sistem  : : Yunior  : 

 : Yunior  : :         : 

 +---------+ +---------+ 

 

           Gambar 2.6 : Organisasi departemen PDE yang besar

 

 

Daftar Pustaka

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 

   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems,

   Macmillan Publishing Company, New York, 1991.

 

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »

BAB 1, KONSEP DASAR SISTEM

Posted by primastuti dewi on September 30, 2010

BAB 1
KONSEP DASAR SISTEM

 

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua 

pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:

a.  Prosedur

    Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan 

    kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai 

    tujuan tertentu".
			

    Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang 

    melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang 

    digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi

    bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu".
			

    Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus 

    dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan 

    bagaiman (how) mengerjakannya.

b.  Komponen/elemen

    Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk 

    mencapai suatu tujuan tertentu".
			

    Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub 

    sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang 

    lebih kecil.

    Contoh :

    Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem 

    akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem 

    akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, 

    seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan 

    rugi/laba, dan laporan perubahan modal. 

 

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian 

sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada 

satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin 

tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. 

Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi 

atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. 

Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat.

Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada 

perencanaan dan pengendalian (feedback).

 

 

+--------------------------------------------------------------------------+

:     System : In data processing, a collection of men, machines, and      :

:       methods organized to accomplish a set of specific functions.       :

+--------------------------------------------------------------------------+

 

+--------------------------------------------------------------------------+

:   Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang   :

:    analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai     :

: komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu :

:                             sistem tersebut.                             :

+--------------------------------------------------------------------------+

 

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai 

suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan 

objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.

 

KLASIFIKASI SISTEM

 

a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
			

   Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang 

   tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia).

   Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik".
			

   (Contoh : Sistem Komputer).

b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia 


				(Human Made System)
			

   Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak 

   dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi).

   Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan 

   melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin".
			

   (Contoh : Sistem Informasi).

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu 


				(Probabilistic System)
			

   Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat 

   diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan 

   pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer 

   melalui program).

   Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat 

   diprediksi karena mengandung unsur probabilitas".
			

d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
			

   Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak 

   terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara 

   otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya 

   (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada 

   hanyalah relatively closed system.
			

   Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan 

   lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan 

   keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga 

   harus memiliki sistem pengendalian yang baik. 

 

KARAKTERISTIK SISTEM

 

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu 

mempunyai :

a. Komponen (components)

   Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama 

   membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa 

   subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki 

   fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas sistem (boundary)

   Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya 

   atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

   dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang 

   lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem (environments)

   Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 

   Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. 

   Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, 

   sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, 

   kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung (interface)

   Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbar-

   sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 

   Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk 

   subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk 

   mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e. Masukan (input)

   Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan 

   perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). 

   Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat 

   beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk 

   mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program 

   adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan 

   data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran (output)

   Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran

   yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk 

   subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan 

   adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, 

   sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolah (process)

   Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah 

   masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan 

   berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang 

   jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-

   laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)

   Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). 

   Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak 

   akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan 

   yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. 

   Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya.

 

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah 

landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan 

pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang 

rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. 

Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian 

transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai 

fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, 

untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat 

input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.

Tahapan dalam menganalisis sistem :

1. Definisikan masalahnya.

   Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah 

   mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output 

   kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?.

2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya.

   Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang 

   lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit 

   untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang 

   dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan 

   mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman 

   tentang sistem.

   a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ?

   b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan 

      lingkungan?

   c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir 

      serta apa rumusan pengembangannya ?

3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan 

   memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang 

   tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal 

   tersebut dapat diterapkan ?.

4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.

5. Terapkan alternatif tersebut.

6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan 

   yang telah dilakukan terhadap sistem.

 

Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli :

 

+--------------------------------------------------------------------------+

:No:     Teori Sistem Umum    : Kepentingannya bagi disain sistem informasi:

+--------------------------------------------------------------------------+

:1 : Komponen-komponen dari   : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan   :

:  : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis       :

+--------------------------------------------------------------------------+ 

:2 : Sebuah sistem adalah     : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan      :

:  : suatu keseluruhan        : sistem sebelum menguji sub sistem          :

+--------------------------------------------------------------------------+

:3 : Sistem adalah pengejar   : Apa tujuan sebuah sistem informasi ?       :

:  : tujuan (goal seeking)    :                                            :

+--------------------------------------------------------------------------+

:4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan :

:  : dan keluaran             : masukan dan keluaran                       :

+--------------------------------------------------------------------------+

:5 : Sistem mengubah masukan  : Satu tugas utama disain adalah menentukan  :

:  : untuk menghasilkan       : pengolahan untuk membuat keluaran dari     :

:  : keluaran                 : masukan                                    :

+--------------------------------------------------------------------------+

:6 : Sistem menunjukkan       : Pengolahan informasi adalah hal krisis     : 

:  : adanya entropi           : bagi keberhasilan sebuah organisasi        :

+--------------------------------------------------------------------------+

:7 : Sistem harus             : Sistem informasi membantu mengendalikan    :

:  : dikendalikan             : organisasi; sistem informasi harus         :

:  :                          : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja     :

:  :                          : mereka serta harus dikendalikan            :

+--------------------------------------------------------------------------+ 

:8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas    :

:  :                          : yang berhirarki; sistem terdiri dari       :

:  :                          : hirarki subsistem                          :

+--------------------------------------------------------------------------+

:9 : Sistem memperlihatkan    : Sistem informasi mempunyai banyak bagian-  :

:  : adanya diferensiasi      : bagian khusus                              :

+--------------------------------------------------------------------------+ 

:10: Sistem memperlihatkan    : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah     :

:  : adanya equifinality      : sistem untuk mencapai sasaran yang         :

:  :                          : dikehendaki                                :

+--------------------------------------------------------------------------+

Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi

 

 

Daftar Pustaka

 

 

1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, 

   Addison-Wesley Publishing Company, 1983.

2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan 

   Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, 

   Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.

 

 

Posted in Analysis & Design Information System | Leave a Comment »